Een strategie voor Beliris: medewerkers praten erover!
24 november 2020
De strategie geïllustreerd door JIXSO
Waarom heeft Beliris een nieuwe strategie aangenomen?
“Beliris wil een strategie opstellen dat zijn ambities vastlegt voor de komende 5 jaar dat rekening houdt met de bekommernissen van alle medewerkers en dus ook gedragen zal worden door de volledige organisatie en de betrokkenheid van eenieder bevordert.” - Projectleider Tine Van Looveren
Wat houdt deze nieuwe strategie in?
“De nieuwe strategie is de vrucht van het werk van alle medewerkers van Beliris, vertegenwoordigd door 13 co-auteurs. Met een duidelijke missie, visie en waarden voor de organisatie is de strategie voor 2020-‘25 gestructureerd in 4 assen die het skelet vormen: People, Partnership, Process, Project.
Deze assen maken het mogelijk om de managementwensen van Beliris in kaart te brengen en de uitvoering ervan te vergemakkelijken, terwijl hun nauwe onderlinge afhankelijkheid wordt gegarandeerd. Elke as omvat een reeks strategische en operationele doelstellingen die door middel van actieplannen zullen worden verwezenlijkt. In cijfers geeft dit 1 strategie, 4 assen, 14 strategische doelstellingen en 59 operationele doelstellingen. Net als de Corona-strategie, maar dan inspirerend!” - Thibaut Hermans, duurzaamheidsbeheerder en projectleider.
Hoe heeft Beliris het voor elkaar gekregen om alle medewerkers erbij te betrekken?
“Onze belangrijkste bron bij het opstellen van deze strategie waren onze medewerkers. Deze werden allen vooraf geraadpleegd via workshops per functiegroep, en ook op geregelde tijdstippen gedurende het proces. Het finale voorstel werd aan ieder van hen voorgelegd en rekening houdend met hun aanvullingen nog bijgestuurd waar nodig. We hebben er steeds op gelet om geen enkele feedback onbehandeld te laten. Ook wanneer opmerkingen of voorstellen uiteindelijk niet werden weerhouden, werd de reden hiervoor besproken met de desbetreffende functiegroepen.” Frederik Van Damme, financieel beheerder.
Heb je je zorgen gemaakt over het resultaat?
"Wanneer je een nieuwe ervaring lanceert en een groep toevertrouwt om strategische beslissingen te nemen voor de toekomst van een organisatie, ben je altijd een beetje bang. Dat lijkt me normaal. Maar omdat ik zelf lid was van de co-redactiegroep, realiseerde ik al snel dat de co-redacteurs volledig geïnvesteerd waren in het opstellen van de strategie. Deze persoonlijke investering, hun professionaliteit en nauwgezetheid, vanaf het begin van het co-redactieproces en de opleidingssessies, gaven me vertrouwen in het proces en de succesvolle afronding ervan," Cédric Bossut, directeur.
Heeft het proces geleid tot een beter resultaat?
"Dankzij de gecreëerde collectieve emulsie, de confrontatie van ideeën en standpunten, kon het resultaat alleen maar verbeterd worden... Twee hoofden weten altijd meer dan één." - Nicolas Lambrette, projectleider.
Wat heeft Beliris gewonnen met deze strategie?
"Dankzij deze strategie zijn het management en de doelstellingen van Beliris voor de komende vijf jaar duidelijk en welomschreven, en door het ingevoerde proces representatief voor de verwachtingen en behoeften van alle medewerkers en, naar wij hopen, van onze partners en eindgebruikers. De invoering van zo'n innovatief proces, dat de bedrijfstradities door elkaar schudt, geeft Beliris een positief imago." - Manon Meyer, projectleider.
Wat is de individuele impact voor degenen die actief hebben deelgenomen aan het schrijven van de strategie?
“Door deel te nemen aan deze opdracht hebben we via tips en tricks leren communiceren met een gemengde groep om samen een doel te realiseren. Persoonlijk was dit een grote aanpassing om uit mijn comfortzone te komen en deel te nemen aan iets waar ik vroeger nooit aan had gedacht.
De opvang door iedereen was een grote steun om mijn eigen grenzen te verleggen en aan een groep deel te nemen van alle niveaus (directie, diensthoofden, enz.). Hieraan meewerken heeft mij een andere kijk gegeven op het moeilijke werk dat de directie heeft om zo’n plan te realiseren en om voor iedereen goed te doen.” – Wim De Meyer, werfcontroleur.
"We worden allemaal op gelijke voet geplaatst, ongeacht iemands achtergrond of functie, in een klimaat van vertrouwen, waardoor synergiën mogelijk zijn om onze bijdrage aan het geheel te leveren. Alle deelnemers kregen de kans om zich uit te drukken en de gemeenschappelijke visie op de waarden en prioriteiten van Beliris te versterken. Deze transversale aanpak, waarbij elke deelnemer een rol speelt, gaf ons de mogelijkheid om onze waarden (prioriteiten) naar voren te brengen en onze doelstellingen te verduidelijken om onze eindklanten zo goed mogelijk te bedienen." - Céline Bietlot, kwaliteitsexpert.
Waaruit bestaan de 4 assen?
"De vier grote assen van de strategie zijn gebouwd rond 4 P’s: People, Project, Partnership en Process.
Binnen de co-redactiegroep kwam al gauw de eerste pijler People bovendrijven. Elke organisatie staat of valt met zijn mensen. Deze as gaat over acties voor het welzijn, de ontplooiing en de verrijking van de medewerkers.
Daarna was het duidelijk dat de volgende strategische as Project zou zijn. Dit is waar elke medewerker elke ochtend voor opstaat. De as Project definieert acties voor de projecten van Beliris zodat ze een voorbeeldfunctie zijn in duurzaamheid en kwaliteit.
De projecten van Beliris worden gerealiseerd voor onze partners. Daarom koos de co-redactiegroep als derde strategische as voor Partership. Hier worden de acties aangestipt om duurzame relaties en samenwerking met onze partners op te bouwen.
Om dit alles vlot te laten stroomlijnen, is er nood aan efficiënte processen. De laatste as van de strategie die de co-redactiegroep uitwerkte, kreeg daarom de naam Process.
En zo is de cirkel van de 4P’s People, Project, Partnership en Process rond, met de P van perfect!” – Dieter Vandersmissen, jurist.
Wat gebeurt er in de komende 5 jaar?
“De komende 5 jaar gaan we de strategische en operationele objectieven omzetten in concrete projecten. Ook dit zullen we participatief doen. Een groep van 10 ambassadeurs, vertegenwoordigers van elke functiegroep, zal jaarlijks een advies uitbrengen aan de projectsponsors rond de prioriteiten. De prioritaire projecten worden door een piloot, al dan niet met de hulp van een werkgroep, vertaald in concrete acties.
De projectsponsors en de ambassadeurs zullen gedurende het jaar regelmatig de balans opmaken van de voortgang en de opportuniteit van de projecten, kennis uitwisselen rond wat leeft bij de medewerkers en de successen vieren. Aan het einde van elk jaar voorzien we een evaluatie van de uitgevoerde projecten en van het participatief werken. Jaarlijks wordt ook de strategie geüpdatet waar nodig en worden nieuwe prioriteiten voor het komende jaar bepaald.” – Dina De Bock, hoofd kwaliteitsdienst
