Naar een intelligenter databeheer
Sinds 2022 is Beliris begonnen aan een diepgaande transformatie, gericht op een intelligenter en doeltreffender databeheer. Het doel? De data die we elke dag produceren beter exploiteren om de doeltreffendheid en kwaliteit van onze diensten te verbeteren.
Om deze visie te verwezenlijken, werden er meerdere initiatieven opgezet en werd er in 2024 een nieuwe directie Informatiebeheer opgericht. “We willen slimmer omgaan met de grote hoeveelheid data die we elke dag produceren zodat we ze ten dienste kunnen stellen van onze organisatie.” legt Willem-Jan Vanderstadt, directeur Informatiebeheer, uit. “Op die manier kunnen we lessen trekken uit het verleden en voorspellingen maken voor de toekomst.”
Concrete projecten voor een daadwerkelijke transformatie
Het accent wordt gelegd op praktische en toegankelijke oplossingen. Zo maakt het gebruik van vereenvoudigde technologieën het voor interne teams mogelijk om zelf hun tools te ontwikkelen en te onderhouden zonder van externe experten af te hangen.
De eerste resultaten zijn bemoedigend, zoals de geslaagde uitrol van B-Budget, een nieuw monitoringstool voor projectramingen, aantoont. De lancering ervan werd zorgvuldig georkestreerd met collectieve opleidingen, een gepersonaliseerde begeleiding door interne ambassadeurs en een regelmatige monitoring om de kwaliteit van de data te waarborgen.
Men kan nog andere projecten aanhalen zoals de ontwikkeling van een nieuwe applicatie om het financieel projectbeheerssysteem “Delta” te vervangen, de ontwikkeling van meerdere andere tools en boordtabellen, met inbegrip van de PPM-tool (PPM= project portfolio management), en de migratie van het documentbeheersysteem naar SharePoint Online die gepland is in 2025.
Tools en technologieën
Deze projecten zijn geen simpele technologische updates. Ze betekenen een volledige herziening van de manier waarop Beliris zijn data beheert, analyseert en gebruikt om zijn diensten en doeltreffendheid te verbeteren. “We brengen onze informatie onder in een datawarehouse” gaat Willem-Jan verder.
“Zoals het woord het zegt, kan je je een pakhuis voorstellen waarin informatie gestructureerd en correct gelabeld wordt opgeslagen waardoor ze makkelijk kan worden opgehaald en in verband kan worden gebracht met andere informatie.”.
Om deze nieuwe tools te ontwikkelen, maakt Beliris gebruik van de low-codetechnologie Mendix. Dit is technologie die werkt met vooraf klaargemaakte bouwstenen die ontwikkeling minder complex en dus sneller maakt.
Concrete voordelen
Deze tools vereenvoudigen de monitoring van projecten, de communicatie en de samenwerking met interne en externe partners. “Door onze data beter te structureren vinden we sneller de informatie die we zoeken, vermijden we dubbel werk en circuleert informatie sneller tussen diensten en medewerkers.” benadrukt Willem-Jan.
Deze modernisering is niet zonder uitdagingen, met name in de keuze van de technologieën temidden van een overvloedig aanbod dat constant evolueert. Maar de progressieve aanpak en de nadruk die wordt gelegd op de begeleiding van de teams maken het mogelijk om op een serene wijze toe te groeien naar een meer doeltreffende organisatie die beter is toegerust om tegemoet te komen aan de noden van haar gebruikers.
